Plateforme Opera

Avec le Digital Learning, l’apprenant est au cœur de sa formation. Sa démarche est facilitée par les technologies qui lui permettent d’accéder aux ressources dont il a besoin dans son travail quotidien, à tout moment de la journée et sur différents supports, et ce dans de multiples contextes.

L’apprenant sera seul et autonome face au dispositif de formation.

 

 

L’APPRENANT : présentation de l’interface « j’apprends » de la plateforme

 

 

01 – Rejoindre la plateforme

A la réception du mail d’invitation envoyé par Petra Patrimonia, l’apprenant doit cliquer sur « Accéder à mon espace ».

 

02 – Créer son profil

Avant d’accéder à son espace de formation, l’apprenant doit insérer son prénom, son nom et choisir un mot de passe.

 

03 – Le tableau de bord

Un clic suffit pour accéder au tableau de bord.

Dans la rubrique « Mes contenus », on retrouve l’ensemble des contenus de formation qui sont déjà entamés, ou ceux auxquels l’apprenant a été inscrit.

Un clic suffit pour afficher le catalogue des formations. C’est une bibliothèque dans laquelle sont rangées toutes les formations.

L’apprenant peut également être invité par son formateur à rejoindre une communauté. Il s’agit d’un espace d’échange privé ou public sur une thématique bien précise et des formations spécifiques.

S’il le souhaite, l’apprenant peut personnaliser son environnement de formation en y ajoutant des liens intéressants. Le responsable formation pourra également ajouter des liens pour compléter l’espace de formation de l’apprenant.

Dans la rubrique « vos prochains événements », si l’apprenant est inscrit à une formation en présentiel (ou via visioconférence), il trouvera un calendrier avec ses dates de formation.

Il est également possible de contacter son formateur en cliquant sur le bouton « contacter ».

 

04  – L’espace personnel

L’espace « Mon profil » permet de personnaliser son profil.  Il suffit de cliquer sur le petit crayon en haut à droite pour accéder au menu édition.

Dans la rubrique « Mes paramètres », il est possible de rendre la plateforme disponible en français, néerlandais et en anglais. Il y a également la possibilité de préciser la langue d’apprentissage, et de changer son mot de passe.

Enfin, pour quitter la plateforme, il suffit de cliquer sur « Déconnexion ».

 

05 – Les contenus

Pour démarrer une formation, il suffit de cliquer sur l’icône rouge avec un bouton play. Le système enregistre automatiquement la progression de l’apprenant.

 

06 – Commencer la formation

Pour commencer la formation, l’apprenant doit simplement cliquer sur « commencer ».

 

07 – Progresser à son rythme

Lorsque l’apprenant clique sur « J’ai terminé cette activité. Suivante ! », cela signifie qu’il a compris cette activité et cela en fait part à la plateforme. Un petit point vert apparaitra sur le nom de l’activité dans le menu déroulant de gauche. Ce point est essentiel car il déterminera la progression de l’apprenant tout au long de la formation.

Autrement dit, l’apprenant clique sur « suivant » au lieu de « J’ai terminé cette activité. Suivante ! », la barre de progression n’évoluera pas.

 

 

LE FORMATEUR : présentation de l’interface « j’accompagne » de la plateforme

 

 

01 – Les avantages

J’accompagne est l’interface dédiée à l’animation des contenus de formation pour les formateurs.

Pour accompagner au mieux chaque apprenant, le formateur avait besoin d’un espace dédié, qui est l’interface « J’accompagne ».  Les avantages sont les suivants :

  • Proposer un accompagnement complet : avant (la préparation), pendant et après la formation.
  • Aider les responsables formation dans le suivi pédagogique.
  • Améliorer la qualité de l’expérience apprenante : avoir un vrai « coach », une présence humaine au quotidien et à chaque étape du cycle de l’apprentissage.
  • Suggérer des contenus similaires ou d’approfondissement pour prolonger l’expérience d’apprentissage.
  • Augmenter l’engagement de chaque apprenant : l’apprenant se sent accompagné et soutenu tout au long de son apprentissage.

 

02 – Les fonctionnalités

Pour guider le formateur dans ses tâches quotidiennes, différentes fonctionnalités seront disponibles :

  • Animation d’un groupe d’utilisateurs : partager des ressources, discuter avec un ou plusieurs apprenants, envoyer des mails ou des messages de relance, d’accompagnement…
  • Système d’alertes et d’information intelligent : avertir le formateur de l’activité d’un apprenant et intervenir si nécessaire (aucun progrès depuis une semaine, approbation d’inscription, correction d’exercice…)
  • Suivi de progression et analyse de performance de la formation, grâce à un outil statistique.
  • Gestion des présences lors d’une formation en présentiel.

La plateforme présente également un système de tri et d’archivage des sessions en cours et passées, une gestion de partage des documents, des communautés d’échanges propre à chaque groupe, des partages et des retours d’expérience.

 

03 – L’agenda

L’agenda est un espace où le formateur peut créer et gérer les événements des différentes sessions de formation qu’il accompagne.

En un coup d’œil, il est possible de visualiser l’ensemble des événements par ordre chronologique de la session sélectionnée. Pour cela, il faut sélectionner la session à animer, puis cliquer sur « Agenda & présences ». Depuis cette page, il est possible de gérer ses événements et ses participants.

 

04 – Ajouter un événement

1ère étape : Sélectionner la session concernée.

2ème étape : Cliquer sur « Agenda » qui se trouve dans le nouveau menu latéral gauche.

3ème étape : Cliquer sur « Ajouter un événement » sur le côté droit de l’écran. Cela redirige dans l’interface « Je crée » afin de créer le nouvel événement. Une fois que l’événement sera créé, il apparaitra sur le timeline des événements.

 

05 – Modifier ou supprimer un événement

 

Modifier un évènement :

1ère étape : Sélectionner la session de formation concernée.

2ème étape : Cliquer sur « Agenda » qui se trouve dans le second menu latéral gauche.
3ème étape : Cliquer sur « … » à droite de l’événement et sélectionner « Éditer ».

4ème étape : Une nouvelle fenêtre latérale s’ouvre à droite de l’écran. Il devient possible de modifier plusieurs informations telles que :

  • Le ou les jours de votre événement
  • Les horaires
  • Le lieu ou le lien de vidéo-conférence
  • La description du projet
  • Les participants
  • Les ressources partagées
  • La langue de l’événement

5ème étape : Si le formateur souhaite notifier les apprenants des modifications apportées, cocher « Notifier les participants par email » en bas de la fenêtre.

6ème étape : Penser à valider pour que le système prenne en compte les modifications.

 

Supprimer un évènement :

1ère étape : Sélectionner la session concernée.

2ème étape : Cliquer sur « Agenda » qui se trouve dans le second menu latéral de gauche.
3ème étape : Cliquez sur « … » à droite de l’événement et sélectionner « Supprimer ».

4ème étape : Une nouvelle fenêtre va s’ouvrir pour que le formateur confirme la suppression de l’événement. Cliquer sur « Supprimer » pour valider l’action, ou bien sur « Annuler » pour revenir à l’étape précédente.

 

06 – Gestion des participants

Les participants sont toutes les personnes invitées à suivre l’événement (en présentiel ou à distance). Les personnes peuvent-être internes, donc déjà présentes dans la plateforme, ou bien externe, c’est-à-dire que ce sont des personnes qui ne font pas partie de la plateforme.

Les étapes à suivre pour ajouter des participants sont les suivantes :

1ère étape : Choisir la session dans laquelle se trouve l’événement.

2ème étape : Cliquer sur l’onglet « Agenda ».

3ème étape : Cherchez l’événement auquel vous souhaitez ajouter des participants et cliquez sur « Gestion des présences » dans le menu « … ».

4ème étape : Cliquer sur « Ajouter un participant ».

5ème étape : Désigner les participants à ajouter (sans oublier les participants « hors plateforme »). Le formateur peut notifier les apprenants en cochant « Notifier les participants par email ».

6ème étape : Terminer en cliquant sur « Valider ».

 

07 – Gestion de la liste de présence

L’objectif de la liste de présence est de permettre au formateur de réaliser une suivi des présences en temps réel.

Pour l’utiliser, les étapes sont les suivantes :

1ère étape : Choisir la session dans laquelle se trouve l’événement et cliquez sur « … »

2ème étape : Cliquer sur « Gestion des présences ».

3ème étape : Cocher les participants présents à l’événement.

Il est également possible de télécharger la liste des participants en cliquant sur « … », puis de sélectionner « Télécharger la liste ». Un document Excel se télécharge alors sur l’ordinateur. Il suffit de l’ouvrir et de renseigner les participants présents, ou non, manuellement.

 

08 – Échanger avec les apprenants

La fonctionnalité « discussion » a pour objectif de permettre aux formateurs d’échanger avec les apprenants, de leur fournir des informations complémentaires, des ressources et des sources.

Il existe trois moyens d’échanger avec eux :

  1. Les fils de discussion
    À la manière des Réseaux Sociaux, il est possible de poster des messages sur le fils de discussion visible par l’ensemble des membres de la session. Il sera également possible aux apprenants de poster des messages. Dans ce cas-là, le formateur a le rôle de modérateur.2.  Les groupes de discussion
    C’est un chat de discussion dans lequel il est possible d’inviter le nombre de personnes souhaitées.
  2. Les échanges individuels
    Si le formateur souhaite communiquer avec un apprenant en particulier, il peut créer une discussion avec celui-ci ou bien lui envoyer un mail.

 

Les discussions individuelles

La fonctionnalité « discussions individuelles » a pour objectif de permettre aux formateurs d’échanger avec les apprenants de manière individuelle.

 

Il existe deux façons de contacter un apprenant :

  • Soit en lui envoyant un mail personnalisé
  • Soit en créant un groupe de discussion avec lui

 

Depuis l’onglet « Discussions », les étapes sont les suivantes :

1ère étape : Choisir la session dans laquelle le formateur souhaite échanger avec son apprenant.

2ème étape : Cliquer sur l’onglet « Discussions ».

3ème étape : À droite de l’écran se trouve la liste des membres de cette session.
Cliquer sur l’enveloppe pour envoyer un mail et sur la bulle de discussion pour démarrer une discussion.

 

Depuis l’onglet « Participants », les étapes sont les suivantes :

1ère étape : Choisir la session dans laquelle le formateur souhaite échanger avec son apprenant.

2ème étape : Cliquez sur l’onglet « Participants ».

3ème étape : Recherchez la personne avec qui vous souhaitez échanger puis cliquez sur les « … » et choisissez le moyen de communication souhaité.

 

Les discussions de groupe

La fonctionnalité « discussions de groupe » a pour objectif de permettre aux formateurs d’échanger avec les apprenants de manière collective.

 

Pour créer un groupe de discussion, les étapes sont les suivantes :

1ère étape : Choisir la session dans laquelle le formateur souhaite échanger avec son apprenant.

2ème étape : Cliquer sur l’onglet « Discussions ».

3ème étape : Cliquer ensuite sur l’icône « + » se trouvant à droite de « Tous les contacts ».

4ème étape : Une nouvelle fenêtre vient de s’ouvrir. Sélectionner les personnes à ajouter au groupe de discussion, puis cliquez sur « Créer ».

Étape 5 : Créez son message et le valider.

 

Pour ajouter un membre au groupe, il suffit de rentrer dans la discussion à laquelle il faut ajouter un ou des membres, puis de cliquer sur « Ajouter un membre ».

Pour quitter une conversation, il suffit de cliquer sur le bouton « Quitter la conversation ».

 

09 – Suivi des apprenants

Grâce à l’espace « correction », il est possible de visualiser d’un coup d’œil quelles sont les activités en attente de correction, par session de formation et par personne. Ainsi il est possible de corriger, commenter et noter chacune des activités.

Les 3 statuts disponibles sont :

  • A corriger
  • Corrigé
  • Non remis